Elementem ściśle związanym z zarządzaniem procesowym w organizacji jest określenie jej dojrzałości procesowej. Poziom dojrzałości procesowej można wyznaczyć poprzez określane etapu wdrażania podejścia procesowego w organizacji. Wyszczególnia się 5 poziomów dojrzałości procesowej.
1. Poziom pierwszy (funkcjonalny zamęt)
- Brak świadomości, że realizowana praca przebiega lub przebiegać może w formie procesów
- Procesy nie są formalnie zidentyfikowane (raczej przypadkowe procesy)
- Wyczuwalny chaos organizacyjny
- Trudno jasno przypisać odpowiedzialności za poszczególne czynności do odpowiednich ról i funkcji
- Sposób realizacji poszczególnych czynności niejasno opisany i udokumentowany, a co za tym idzie zazwyczaj czynności te nie są wykonywane w powtarzalny sposób
- Brak systemu motywacyjnego uzależnionego od osiąganych wyników
- Pomiar rezultatów nie jest dokonywany
- Wyraźny podział firmy na piony i funkcje w świadomości pracowników
- Nieprzewidywalność (doraźna modyfikacja procesów)
- Duże uzależnienie od możliwości indywidualnych pracowników
- Efektywność procesów przewidywalna najwyżej na poziomie indywidualnego projektu, a nie w ramach całej organizacji
2. Poziom drugi (poszukiwanie powtarzalności)
- Pojawiająca się świadomość, że czynności realizowane przez poszczególne funkcje mają na siebie wpływ
- Praca realizowana w ramach jednego departamentu stanowi punkt wyjścia dla innego departamentu zaangażowanego w ten sam ciąg czynności – czyli w ten sam proces
- Czynności powtarzalne
- Brak opisów poszczególnych procesów oraz ich miar stanowiących podstawę do zarządzania procesami (procesy powtarzalne ale nieudokumentowane)
- Początki wprowadzania mechanizmów kontrolnych związanych z wynikami procesów w tym z kosztami i jakością
- Pojawiająca się praktyka i eksperymentowanie w celu poszukiwania możliwości powtarzania działań w ramach procesów
- Pojawiająca się możliwość poprawiania procesów i dokumentowania ich głównych parametrów
3. Poziom trzeci (pełna powtarzalność)
- Pełna świadomość istnienia procesów ugruntowana dokumentacją składającą się zazwyczaj z map procesów oraz opisów poszczególnych kroków, które są powtarzalne i często zautomatyzowane
- Formalne identyfikowanie i definiowanie wszystkich procesów organizacji
- Brakujący system miar zapewniający informację o tym, czy cele procesów są realizowane
- Początki funkcjonowania systemu procesów generujących oczekiwane i powtarzalne wyniki
- Podnosząca się świadomość pracowników (szkolenia)
- Pomiary wyników obejmujące cały system procesów
- Prace projektowe w ramach procesów standaryzowane, stabilne i powtarzalne
4. Poziom czwarty (zarządzanie procesami)
- Pełna świadomość zachodzących w organizacii procesów
- Procesy identyfikowane, definiowane oraz wizualizowane
- Zdefiniowany system pomiarowy procesów
- Informacje pochodzące z pomiarów procesów nieprzekładane na decyzje podejmowane przez kierownictwo – organizacja nie osiąga głównej korzyści płynącej z procesowego podejścia do zarządzania – ciągłego doskonalenia
- Analiza rezultatów procesów oraz ich usprawnianie wspierane przez systemy informatyczne
- Dobrze funkcjonująca procesowa struktura organizacyjna
- Powstająca koncepcja systemu motywacyjnego opartego na wynikach procesów
- Stosowanie pomiarów efektywności procesów umożliwiające identyfikację zagrożeń i podejmowanie skutecznych działań korygujących dostosowania strukturalne
5. Poziom piąty (poszukiwanie doskonałości)
- Organizacja w pełni świadoma procesów w niej zachodzących
- Cele strategiczne organizacji skaskadowane na cele poszczególnych procesów
- System pomiarowy dostarcza kierownictwu informacji wykorzystywanej do zwiększania efektywności poprzez działania usprawniające
- Aktywnie działający cykl ciągłego doskonalenia jako perpetuum mobile. Sprawny system zarządzania procesami będący narzędziem ciągłego dążenia do doskonałości
- Istotne zaangażowanie pracowników w usprawnianie procesów
- Kultura organizacyjna wspierająca usprawnianie procesów
Organizacje, które nie rozpoczęły wdrażania podejścia procesowego znajdują się w fazie tzw. funkcjonalnego zamętu, ich procesy nie są formalnie zidentyfikowane i dominuje działanie w tradycyjnej, funkcjonalnej strukturze.
Organizacje, które zarządzają procesami, znajdują się w różnych fazach dojrzałości, od poszukiwania dojrzałości aż do poszukiwania doskonałości.
